Comment exploiter l’espace pour des équipes performantes

Il est plus important que jamais d’assurer un accès équitable aux expériences de collaboration, dans un contexte où la complexité du travail hybride s’accentue. Le fait d’offrir aux équipes hautement performantes les outils et l’espace nécessaires pour mener à bien leur travail est essentiel pour soutenir leur capacité à collaborer, créer et innover. Elles doivent disposer d’espaces efficaces dans un environnement à la fois physique et virtuel, où le partage analogique et numérique permet de travailler en présentiel ou à distance.

Nous imaginons un avenir où les collaborateurs ont accès à la fois à la bonne technologie collaborative et aux espaces de travail adaptés aux besoins de l’équipe. Le moment, le lieu et le type de travail effectué seront spécifiques à chacune.

Comment votre entreprise peut-elle déterminer le bon équilibre entre ressources et espaces pour ses équipes ? Tout commence par une bonne compréhension des limites organisationnelles, fonctionnelles et géographiques. Les contraintes peuvent faire obstacle aux ressources et aux activités de l’équipe, ou au contraire les préserver.

Limites organisationnelles
Des recherches ont montré qu’il existe quatre modèles collaboratifs liés à la culture d’entreprise et basés sur le Modèle des Valeurs en Concurrence. Si nous prenons le temps de comprendre les modes de collaboration de nos équipes, nous pouvons déterminer les caractéristiques de l’espace et les outils dont elles ont besoin pour travailler au quotidien. 

Quel modèle collaboratif correspond le mieux à l’équipe ?
Pour les équipes très performantes, tous les modes de collaboration seront probablement présents dans une certaine proportion, mais chaque équipe aura également une sous-culture de base – et donc un mode de collaboration de base – qui fait partie intégrante de son succès.  

Informer : C’est le mode de collaboration privilégié de la culture du contrôle.  Cette culture est de nature hiérarchique avec différents niveaux de responsabilité.  Dans une culture de contrôle, l’information circule souvent sous forme de réunions organisées ou de présentations formelles. 

Faire : C’est le mode de collaboration privilégié de la culture de compétition.  Les collaborateurs de cette culture accomplissent leurs tâches rapidement, et les espaces doivent les accompagner par un accès rapide aux outils et au travail partagés. 

Réfléchir : C’est le mode de collaboration privilégié pour une culture de la création. Les collaborateurs d’une culture créative prennent des risques et se concentrent sur des concepts novateurs. Ils sont généralement agiles dans leurs actions. Les espaces de travail doivent permettre la résolution créative de problèmes et offrir un mobilier flexible qui favorise le partage d’idées. 

Se connecter : Il s’agit du mode de collaboration privilégié pour une culture collaborative. Les membres de la culture de collaboration privilégient le travail en groupe. C’est pourquoi ils utilisent le plus souvent des espaces dédiés, équipés de mobiliers flexibles qui permettent la réalisation d’activités variées. 

Si la compréhension des différents types de culture organisationnelle et des modes de collaboration associés constitue un excellent point de départ pour soutenir les équipes performantes, les nuances et les tâches qui ne sont pas couvertes par les modes de collaboration primaires – doivent être traitées dans des espaces secondaires. 

Quel est le niveau de confidentialité optimal de chaque équipe ?
Outre les modes de collaboration, les équipes et les individus ont besoin de différents niveaux de confidentialité. La confidentialité du travail, l’utilisation d’outils spécifiques et la nécessité de collaborer avec des personnes extérieures au groupe auront un impact sur l’accès des tiers à l’espace de travail physique de l’équipe ou aux réunions et outils virtuels. 

Les limites physiques d’une équipe vont d’espaces de travail entièrement ouverts à des zones délimitées qui contrôlent les distractions visuelles et sonores, lui permettant de s’isoler du bruit, de préserver son intimité et sa confidentialité. Outre la confidentialité de l’espace, la contiguïté est une variable qui influe sur le niveau d’accès à une équipe. Il va de soi que de courtes distances entre les espaces de travail offrent davantage d’opportunités d’interactions avec les personnes extérieures à l’équipe. 

Si une équipe travaille sur des documents confidentiels qui ne nécessitent pas l’intervention régulière d’autres membres de l’organisation, l’espace de travail le mieux adapté peut être entièrement cloisonné, voire fermé à clé, et éloigné des autres espaces de travail.

Si une équipe est moins contrainte par le type de travail qu’elle effectue et qu’elle peut accepter des perturbations intermittentes, elle s’installera dans un espace plus proche des autres, avec une conception plus ouverte.  

Comprendre les besoins d’une équipe en matière de confidentialité, en plus de la façon dont ses collaborateurs fonctionnent, influence l’aménagement et la fonction de l’espace de travail, ainsi que les outils technologiques dont elle a besoin pour travailler.   

Limites fonctionnelles
Les limites fonctionnelles concernent le « qui » et le « combien de temps » d’une équipe. Un groupe de travail peut être permanent et clairement structuré ou au contraire fluctuant et transversal. 

Qui fait partie de l’équipe ?
Lorsque des visiteurs entrent dans l’espace de travail d’une équipe, ils doivent pouvoir clairement identifier à qui cet espace est dédié. Pour cela, les équipes peuvent avoir recours à un marquage (par exemple, artefacts personnels et d’équipe, signalisation, finitions spécifiques, orientation des postes de travail), à des outils (chevalets, écrans ou autres accessoires) et au rangement (personnel ou partagé).  

Combien de temps l’équipe existera en tant que telle ? 
En sachant combien de temps une équipe est censée exister, on peut définir la permanence des éléments de mobilier et des équipements, et décider s’ils doivent être fixes ou flexibles. 

Lorsqu’une équipe présente une composition relativement stable, et que les membres travaillent sur de multiples projets à la fois, mais pas nécessairement ensemble, il est préférable que leur espace soit organisé comme un regroupement de postes de travail traditionnels, avec des espaces adjacents répondant à leurs besoins de collaboration à court terme. On peut recourir à une solution de rangement partagé pour définir un espace individuel au sein d’un espace d’équipe, ou intégrer le rangement au poste de travail individuel. Si l’équipe n’utilise des équipements qu’à court terme (par ex., écran partagé durant une réunion), les outils peuvent être placés dans un espace partagé en dehors de l’espace dédié à l’équipe.

Les équipes ayant une composition fluctuante et plurifonctionnelle se rassemblent souvent pour travailler sur un projet ou une tâche unique. Elles n’ont qu’un seul objectif à atteindre, et une fois atteint, les membres rejoignent d’autres équipes ou projets. Bien que celles-ci soient fluides par nature, le lieu dans lequel elles travaillent pendant leur mission doit être une zone réservée, ou une salle ayant l’espace suffisant pour accueillir un nombre fluctuant de personnes. Le mobilier et les équipements de cet espace doivent permettre une certaine flexibilité, pour que l’équipe puisse les ajuster selon ses besoins. 

Limites géographiques
Les limites géographiques se réfèrent au « où » et au « quand » d’une équipe.  

Où l’équipe passe-t-elle son temps ? 
Le « où » est particulièrement pertinent car de nombreuses équipes voient désormais leurs membres répartis entre le bureau, leur domicile et des tiers lieux. Un espace de travail physique partagé permet aux membres d’une équipe d’être en contact direct et instantané les uns avec les autres, et il offre aussi un accès aux outils nécessaire au travail de groupe. Cela crée une forte interaction synchrone, car les collaborateurs bénéficient de repères et peuvent plus facilement déterminer la convergence et la pertinence de leurs idées tout en utilisant des outils spécifiques à leurs modes de travail. Plus la distance entre les membres d’une équipe est réduite, plus les interactions synchrones se produisent, qu’elle soient voulues ou non. Au contraire, plus la distance est importante, plus les interactions deviennent asynchrones.  

Quand l’équipe travaille-t-elle ? 
Le timing dépend de la fréquence et de la durée des activités synchrones ou asynchrones au sein d’une équipe. Lorsque les équipes sont dispersées, les technologies collaboratives jouent un rôle très important. Si l’équipe n’est pas réunie sur une grande partie du projet, elle n’aura pas forcément besoin d’un espace permanent au sein d’un bâtiment. Une salle partagée, offrant un mobilier flexible et un accès aux technologies nécessaires répondra aux besoins des collaborateurs lorsqu’ils se réunissent. 

Les technologies collaboratives évoluent et créent des expériences toujours plus immersives. Les entreprises ont des équipes séparées par de longues distances. C’est pourquoi le travail d’équipe distribué continuera à s’améliorer. Travailler dans un même bureau ou dans un espace partagé reste néanmoins l’approche la plus efficace pour de nombreuses activités d’équipe. 

Il est important d’évaluer les équipes et le travail qu’elles accomplissent en considérant les limites organisationnelles, fonctionnelles et géographiques. Comprendre les modèles collaboratifs, les besoins en matière de confidentialité et les fonctions d’une équipe vous permettra de développer des espaces dynamiques et d’intégrer les outils adaptés pour répondre aux complexités et aux besoins du groupe